ERP project manager bertugas menjaga jadwal, anggaran, dan komunikasi antara perusahaan dengan vendor selama implementasi. Tanpa peran ini, proyek mudah melebar dari rencana awal. Keputusan kecil yang tertunda sering berujung pada keterlambatan go-live.
Siapa yang Sebenarnya Memegang Kendali Proyek?
Implementasi ERP melibatkan banyak divisi sekaligus. Keuangan, gudang, penjualan, dan produksi punya kebutuhan masing-masing. ERP project manager menjadi titik temu semua kebutuhan itu. Perannya menerjemahkan keinginan bisnis menjadi daftar kerja yang bisa dieksekusi tim teknis.
Tanpa penerjemah ini, tim teknis bekerja berdasarkan asumsi. Di sisi lain, pengguna bisnis tidak tahu kapan permintaannya dikerjakan. Selisih ekspektasi itulah yang kerap memicu konflik di tengah proyek.
Skenario Proyek yang Berjalan Tanpa Pemimpin
Bayangkan perusahaan distribusi yang memulai implementasi tanpa penanggung jawab tunggal. Tim gudang meminta penyesuaian modul stok, sementara tim keuangan meminta perubahan laporan di waktu yang sama. Tanpa keputusan prioritas, pengembang mengerjakan dua hal setengah jadi. Skenario ini hipotetis, tetapi polanya lazim di proyek lintas divisi.
Akibatnya, jadwal bergeser dan anggaran ikut membengkak. Pengguna pun kehilangan kepercayaan pada sistem baru sebelum sistem itu berjalan. Karena itu, kehadiran satu pengambil keputusan sering menjadi pembeda antara proyek yang terarah dan proyek yang berlarut.
Tanggung Jawab Harian yang Jarang Terlihat
Pekerjaan project manager tidak berhenti pada rapat mingguan. Ia memantau scope, mencatat permintaan perubahan, dan memastikan data lama siap dimigrasikan. Ia juga mengatur jadwal pelatihan pengguna sebelum sistem berjalan. Kualitas pekerjaan ini terlihat dari minimnya kejutan menjelang go-live.
Selain itu, project manager menjaga alur komunikasi antar pihak. Laporan progres disampaikan rutin agar manajemen tidak bergantung pada asumsi. Hambatan teknis dieskalasi lebih cepat sebelum berdampak pada jadwal.
Membandingkan Peran Internal dan Peran Vendor
Perusahaan umumnya memiliki dua sisi pengelola proyek. Satu berasal dari internal, satu lagi dari vendor atau partner Odoo yang dipilih. Pembagian tugas yang jelas mencegah tumpang tindih tanggung jawab.
|
Kriteria |
PM Internal |
PM Vendor |
|
Fokus utama |
Kebutuhan bisnis |
Jadwal dan teknis |
|
Pemahaman alur kerja |
Sangat dalam |
Perlu penyesuaian |
|
Pengalaman implementasi |
Terbatas |
Biasanya lebih luas |
|
Wewenang keputusan |
Prioritas bisnis |
Solusi sistem |
Kombinasi keduanya paling ideal ketika masing-masing memahami batas wewenangnya.
Cara Menilai Kesiapan Manajemen Proyek Vendor
Saat memilih jasa pembuatan ERP, struktur manajemen proyek patut ditanyakan sejak awal. Jawaban vendor menunjukkan seberapa matang proses kerjanya. Beberapa pertanyaan praktis berikut dapat dipakai sebagai acuan.
- Minta nama dan peran project manager yang akan ditugaskan.
- Tanyakan frekuensi dan format laporan progres.
- Periksa cara vendor mencatat permintaan perubahan.
- Minta contoh jadwal implementasi lengkap dengan milestone.
- Pastikan ada penanggung jawab dari sisi perusahaan.
Vendor yang terbuka menjawab pertanyaan ini biasanya sudah terbiasa dengan disiplin proyek. Jawaban yang mengambang patut dicatat sebagai bahan pertimbangan.
Sinyal Peringatan Sebelum Proyek Melenceng
Beberapa tanda bisa terdeteksi lebih awal, seperti rapat tanpa catatan keputusan dan jadwal yang sering bergeser tanpa penjelasan. Pengguna kunci yang jarang dilibatkan dalam pengujian juga patut dicurigai. Jika tanda ini muncul, evaluasi ulang peran pengelola proyek.
Perubahan scope tanpa persetujuan tertulis juga perlu diwaspadai. Setiap tambahan fitur membawa konsekuensi pada waktu dan biaya. Dokumentasi keputusan membantu semua pihak merujuk kesepakatan yang sama.
Tiga Pertanyaan yang Kerap Diajukan
- Apakah perusahaan kecil tetap memerlukan project manager? Tetap perlu, meski perannya bisa dirangkap satu orang yang ditunjuk jelas.
- Siapa yang sebaiknya menjadi project manager internal? Orang yang memahami alur kerja lintas divisi dan berwenang mengambil keputusan.
- Apakah project manager vendor cukup tanpa pendamping internal? Kurang ideal, karena keputusan bisnis tetap harus datang dari pihak perusahaan.
Arah Peran Ini ke Depan
Ke depan, implementasi ERP cenderung makin menuntut koordinasi lintas fungsi, sehingga peran project manager kian sentral. Perusahaan yang menunjuk penanggung jawab sejak awal cenderung lebih mudah menjaga scope dan jadwal. Referensi tentang pendampingan implementasi dari i2C Studio dapat dipelajari di www.i2cstudio.com.