Tanda Tangan Digital untuk Persetujuan Lembur dan Perjalanan Dinas Karyawan

Persetujuan lembur dan perjalanan dinas kini bisa diselesaikan tanpa kertas. Tanda tangan digital membuat atasan menyetujui formulir dari mana saja, dengan jejak waktu yang tercatat rapi. Proses yang biasanya memakan berhari-hari bisa selesai dalam hitungan jam.

Formulir Lembur yang Menunggu di Meja Atasan

Seorang staf gudang menyelesaikan pekerjaan hingga pukul sembilan malam. Formulir lembur baru ditandatangani atasan tiga hari kemudian. Selama itu, rekap gaji bulanan tertahan di bagian HRD. Pola semacam ini mudah ditemui di perusahaan yang masih mengandalkan tanda tangan basah.

Persoalan serupa muncul pada perjalanan dinas. Surat tugas harus disetujui sebelum tiket dipesan, sementara atasan sering berada di lokasi lain. Keterlambatan satu tanda tangan dapat menggeser jadwal keberangkatan dan harga tiket.

Dasar Hukum yang Perlu Dipahami

Aturan ketenagakerjaan mensyaratkan lembur berdasarkan perintah tertulis pengusaha dan persetujuan pekerja. PP Nomor 35 Tahun 2021 membuka ruang agar persetujuan itu diberikan secara digital. Di sisi lain, UU ITE mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat yang sah, selama memenuhi syarat tertentu. Tanda tangan tersertifikasi biasanya didukung sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan formulir digital memuat identitas pemberi perintah dan pekerja. Tanggal serta durasi lembur juga harus tertulis jelas.

Alur Dinas Luar Kota Tanpa Berkas Tercecer

Perjalanan dinas melibatkan lebih banyak pihak daripada lembur. Pengajuan biasanya melewati atasan langsung, bagian keuangan, dan kadang direksi. Dengan e signature, ketiganya menandatangani dokumen yang sama secara berurutan. Tidak ada lagi berkas yang tertahan di meja pejabat yang sedang bertugas ke luar kota.

Langkah Praktis Membuat Tanda Tangan di Layar

Cara Membuat Tanda Tangan Digital untuk formulir internal relatif ringkas. Pengguna mendaftar, memverifikasi identitas, lalu mengunggah dokumen dan menentukan urutan penandatangan. Platform kemudian mengirim tautan ke masing-masing pihak. Setiap tanda tangan tercatat bersama waktu dan identitas penandatangannya.

Setelah semua pihak menandatangani, berkas akhir dapat diunduh dan dikirim ke bagian keuangan sebagai dasar pencairan uang lembur atau uang muka dinas.

Manual atau Digital, Apa Bedanya di Lapangan?

Perbedaan paling terasa muncul pada kecepatan, pelacakan, dan keamanan arsip.

Tabel itu belum memuat satu manfaat lain. Rekap lembur bulanan bisa dicocokkan langsung dengan dokumen persetujuan yang tersimpan, sehingga selisih data lebih mudah ditelusuri.

Tips Memulai di Lingkungan Kerja

1. Mulai dari satu jenis formulir saja, misalnya surat perintah lembur, sebagai uji coba.
2. Tetapkan urutan penyetuju yang tetap, yakni atasan langsung, HRD, lalu keuangan.
3. Pastikan penyelenggara memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar resmi.
4. Simpan dokumen final dengan penamaan seragam, misalnya tanggal diikuti nama karyawan.
5. Beri pelatihan singkat sekitar 30 menit bagi atasan yang jarang memakai aplikasi.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tanda tangan digital sah untuk surat perintah lembur?
  • Sah selama memenuhi syarat UU ITE dan disepakati pihak yang menandatangani.
• Apakah setiap karyawan harus memiliki sertifikat elektronik sendiri?
  • Itu bergantung pada jenis tanda tangan yang dipilih, karena versi tersertifikasi mensyaratkan verifikasi identitas.
• Apakah lampiran seperti tiket dan estimasi biaya bisa digabung?
  • Bisa, lampiran dapat disatukan dalam satu berkas sebelum proses penandatanganan dimulai.

Arah Administrasi SDM ke Depan

Digitalisasi administrasi SDM diperkirakan terus meluas seiring regulasi yang makin mengakomodasi dokumen elektronik. Perusahaan yang merapikan alur persetujuan lembur dan dinas sejak awal akan lebih siap saat diaudit. Informasi mengenai tanda tangan elektronik tersertifikasi yang dikembangkan ezSign dapat dipelajari di www.ezsign.id.